在视频会议初期，由于搭建费用昂贵，设备结构复杂较难维护，一般是服务于大型企业以及政府机构。随着近代网络技术的不断进步，产品的不断更新，视频会议的使用范围也不断扩大，逐渐的深入到中小型企业和个人通信，并实现了与各行各业的完美结合。

视频会议在中小型企业中运行的优势：

一、部署方便：通过局域网或者互联网接入到中心服务器，即可参加会议。

二、可集成数据会议：可以在召开视频会议的同时实现电子白板、程序共享、文件传输等数据会议功能，作为会议的辅助工具。

三、成本低：桌面会议终端不需要增加很多的硬件投入。而会议室型终端也只需要购买比较高性能的PC和视频采集卡即可，其成本也低于普通的硬件视频终端。国内的网络视频会议已经率先推出sas模式的会议系统，创新式的推出租用服务，更是让网络视频会议的成本降到一般企业可以接收的范围内。

四、使用方便：网络视频会议技术，采用“傻瓜式”操作界面，人们不需要太专业的知识就能够操作，在这方面，国内的网络视频会议提供商厂家就已经走在了技术的前沿了。

据了解，视频会议在中小企业运用中的“单人次商务旅行的经济收益，中小企业明显低于大型企业”，研究表明，中小企业市场的商务忠诚度、合作可替代性、经济活动的规范度都低于大型企业。这样使得中小企业，无论是内部沟通或者外部沟通的频度都更高。同时，中小企业单笔业务的规模有限、合作期效长度有限，这又进一步增加了中小企业的沟通成本。